不動産の業務や営業に携わっている方の中には、業務効率化を探っている方もいることでしょう。しかし具体的なアイデアが思い浮かばず、業務改善が図れないと苦戦している方も少なくありません。本記事では、不動産業務を効率化させるためのポイントとアイデアを紹介します。
不動産業務の課題点
不動産の業務は、物件紹介のみならず物件契約や営業、外部取引、物件管理などさまざまな仕事が豊富にあります。不動産会社によっては、非効率な業務で頭を抱えている方も珍しくありません。では不動産業務で具体的にどのような課題があるのか、1つずつ見ていきましょう。
業務量の多さ
不動産が抱える業務の課題は、業務量の多さです。大規模な不動産会社であればスタッフの人数でカバー可能ですが、人手が少ない場所だと1人あたりの業務量が増えてしまいます。
業務量が増えれば増えるほど業務が終わらず、慢性的に残業時間が長くなるでしょう。
スタッフの人手不足
不動産業務の非効率化には、スタッフの人手不足も考えられます。スムーズに新たな人手を確保できればよいですが、不動産業界は激務というイメージから就職を控える方も少なくありません。またあまりの激務であるがゆえに離職する方もいるので、さらなる人手不足の悪化が懸念されるでしょう。
業務のIT化の遅れ
不動産業務を効率化させる方法の手段として、業務のIT化があります。業務をIT化させることで人手不足の状態でも、円滑に業務を回すことが可能です。
しかし、業務のIT化が遅れている企業は少なくありません。不動産業界で業務のIT化が遅れている原因には、自社独自の業務ルールやデジタル人材の不足、システム導入の準備不足などさまざまな要因が複雑に絡んでいる可能性があります。
残業時間が長い
先ほど紹介した業務量の多さにもかかわりますが、残業時間の長さも課題です。OpenWork 働きがい研究所の研究によると、2023年1〜9月にかけての月の残業時間の平均が全体の約22〜23時間に対し、不動産の場合は約30時間という調査結果が明らかになりました。（※）
残業時間の増加はスタッフの仕事のパフォーマンスにも影響を及ぼすため、疲労の蓄積によって思わぬ仕事のミスやトラブルに発展する可能性もあります。仕事の質の低下はサービス提供にも支障をきたしてしまうので、どれだけ残業時間を減らすのかが課題となるでしょう。
不動産業務を効率化させるポイント
人手不足や過剰な業務量などは、不動産業務の非効率につながるため対策を練ることが重要です。では不動産業務を効率化させるためには、どのようなポイントを押さえるべきなのか1つずつ見ていきましょう。
現状の業務状況を把握する
不動産業務を効率化させるポイントの1つは、現状の業務を把握することです。現状の業務を細かくリサーチすることで、非効率の原因を把握できます。業務フローを可視化することで、業務の非効率化につながっている意外な要因を発見できるかもしれません。
もし自力で業務の現状把握が難しい場合は、スタッフにアンケートを取ってみるのがおすすめです。スタッフの意見を参考に、業務効率化のヒントを得ましょう。
コア業務とノンコア業務を仕分ける
不動産業務の効率化には、コア業務とノンコア業務の仕分けが必要です。コア業務とは企業の競争力や顧客価値に影響を与えるのに欠かせない業務のことで、物件の売買や賃貸借契約の仲介、不動産オーナーへの報告レポート作成、契約書作成などの事務処理などが該当します。
一方ノンコア業務とは、企業の競争力には関与しない補助的な業務のことです。例えば物件の管理や顧客対応などが当てはまります。
これらを仕分ける理由は、ノンコア業務をシステム化できるためです。補助的な業務はITの導入やアウトソーシングなどによって減らせるため、スタッフ1人あたりの業務の負担軽減にもつながりやすくなります。
定期的に業務の見直しをする
業務効率化につながる新たな業務形態にした場合は、定期的に業務の見直しをすることが必要です。どんなに業務効率化につながるよい案だったとしても、新たな業務体制による混乱やトラブルなどが発生する可能性があります。
このようなトラブルに速やかに対処するためには、定期的に業務の見直しをすることが重要です。定期的に業務の見直しを行い改善するべきポイントがあれば、ブラッシュアップしていきましょう。
不動産業務を効率化させるアイデア
不動産業務の効率化には、ツールの導入や業務のアウトソーシングなどさまざまな工夫策を凝らすことが必要です。ここからは不動産業務を効率化させるアイデアを紹介するので、気になる項目があればチェックしてみてください。
1. 不動産専用の管理ツールの導入
効率よく不動産業務を回すためには、不動産専用の管理ツールを導入するのがおすすめです。ツールによって機能は異なりますが、不動産物件の管理や契約管理、顧客管理、売買物件の情報管理などが1つのシステムで管理できます。さらに業務ごとにシステムを分ける必要がないため、効率よく業務がこなせるでしょう。
2. RPAによる業務の自動化
業務効率化には、PRAの導入もおすすめです。RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、補助的な業務を自動化してくれます。RPAのシステムはPCにインストールすることが可能なので、手間をかけることなくスムーズに導入できるのが魅力です。
物件の管理やフォームでの顧客対応は、PRAで自動化させてスタッフの業務負担量を減らしましょう。
3. 電子契約の導入
顧客との物件契約を交わす際は、電子契約の導入がおすすめです。紙媒体の場合は、手書きでの記載や書類管理など何かと手間に感じてしまいます。
しかし電子契約の場合は手書きや書類管理の手間を減らせるため、効率よく業務をこなすことが可能です。さらに顧客ごとに契約書類を持つ必要がなくなるため、タブレット1つで契約手続きが済むようになります。
4. 集客のアウトソーシング
不動産会社を維持させるためには、集客は欠かせません。チラシや看板などを活用したオフライン集客はもちろんのこと、SEOやWEB広告、SNSなどのオンライン集客も必要です。
しかし不動産会社によっては、あまりの激務で集客が疎かになっているところもあることでしょう。もし集客に労力が割けない場合は、専門の会社にアウトソーシングするのがおすすめです。集客に強い会社からサポートを受けてもらい、業務効率化を図りましょう。
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自分に合ったアイデアで不動産業務を効率化させよう
本記事では、不動産業務を効率化させるためのポイントとアイデアについて解説しました。不動産業務を効率化させるためには、現状の業務状況を把握した上で業務の見直しを図ることが必要です。さらなる業務効率化を図りたい場合は、ITシステムの導入や業務のアウトソーシングなども検討してみるとよいでしょう。不動産業務でさらなる効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
株式会社 吉和の森
