ほとんどの不動産会社では人手不足や業務の非効率化などさまざまな課題改善に向けて、試行錯誤を凝らしていることでしょう。しかしよいアイデアが思い浮かばず、頭を抱えている経営者は少なくありません。本記事では、不動産業界で業務改善を図るポイントとおすすめの手法を紹介します。
不動産業界が抱える業務の課題点
不動産会社によっては、人手不足やIT化の遅れなどさまざまな業務課題を抱えていることでしょう。要因によっては、業務の生産力を下げているかもしれません。
具体的に不動産業界では、どのような業務の課題点を抱えているのか1つずつ見ていきましょう。
人手不足による業務過多
不動産業界では、物件管理や顧客対応、報告書の作成など、さまざまな業務があります。
十分に人手が確保されていれば複数人で業務を分散させることが可能ですが、人手不足に陥っている場合は1人当たりの業務が増えてしまうことでしょう。業務量が増えれば、残業時間の増加にもつながりやすくなります。
業務のIT化の遅れ
よりスムーズに不動産業務をこなすためには、ITの導入がおすすめです。
デジタルツールを導入することで、顧客のデータ管理や報告書の作成などを1つのシステムで完結できます。システムの活用の仕方によっては、効率よく業務がこなせるようになるでしょう。
企業によっては、紙媒体でデータ管理を行ったり、Excelでデータ管理管理をするものの社内共有に時間がかかってしまったりと無駄な工数が発生しているところは少なくありません。IT化を進めなければ、業務改善を図ることは難しいです。
集客の滞り
不動産会社によっては、あまりの業務の多さで集客がおろそかになっているところもあるでしょう。しかし集客をおろそかにしてしまうと、来店する顧客も減ってしまい売上にも響きやすくなってしまいます。
不動産会社の売り上げをキープするためには、ホームページやチラシ、SNSなどさまざまな集客施策を実施することが必要です。もし自社での集客が難しい場合は、外部の企業にアウトソーシングしてもらうのが望ましいでしょう。
顧客とのコミュニケーションの取りにくさ
より多くの顧客に物件契約してもらうためには、顧客への丁寧な対応が必須です。
しかし業務の多さで顧客からの対応が遅れてしまったり、顧客との連絡が途絶えてしまい会話が円滑に進まなかったりと、顧客とのコミュニケーションの取り方で苦戦している方も少なくありません。
顧客と円滑にコミュニケーションを取るためには、顧客対応の仕組みについて見直しを図ることが必要です。
部署間での業務の連携の取りにくさ
規模が大きい不動産会社の場合は、複数の部署に分かれている場合もあります。業務を円滑に回すためには部署間での連携が重要ですが、チーム体制が整っていないと、業務が滞ってしまうかもしれません。
部署間での連携がとりにくい原因は、コミュニケーション不足や部署間での風土の違いによる対立などさまざまです。もし部署間での連携が取れていない場合は、1度組織内で業務体制について話し合う必要があるでしょう。
不動産業界で業務を改善させるメリット
不動産業界で業務改善を図ることで、生産力アップはもちろんのこと、残業時間の削減や顧客満足度の向上などさまざまなメリットがあります。業務の改善の仕方次第では、売上アップも狙いやすくなるかもしれません。
人手不足が解消されやすくなる
不動産業界で業務を改善させることで、人手不足を解消することが可能です。
例えばITのシステムを導入することで人手が少ない分の業務をカバーしたり、業務の見直しによって業務量を少なくしたりするなどして、人手が少ない場合でも不動産業務の効率化が図れます。
定期的に業務改善を実施すれば、人手不足でも質の高いサービスが提供しやすくなるでしょう。
長時間労働の削減
不動産会社の中には、長時間労働で頭を抱えている方もいることでしょう。
しかし業務改善を実施することで、長時間労働を削減することが可能です。例えば今までアナログで行ってきた業務の一部をIT化することによって、業務時間の削減が図りやすくなります。
もしかしたら、見落としていた意外な要因も長時間労働の原因になっているかもしれません。
退職防止につながりやすい
不動産会社で業務改善を実施するメリットは、退職防止につながりやすくなることです。不動産業界で離職率が目立つ原因は、慢性的な人手不足や長時間労働、業務過多による体調不良などさまざまな要因が考えられます。
しかし業務改善によって人手不足を解消したり、業務を最適化したりすることで退職防止が可能です。施策次第では、退職率を下げる可能性があるかもしれません。
コスト削減が図れる
不動産業界で業務改善を図るメリットは、コスト削減が図れるところです。例えば長時間労働の解消に伴い残業分のコストを削減したり、IT化によって人件費を削減したりすることで、無駄なコストを減らせます。
より少ない時間で生産性のある業務をこなせるようになれば、売上アップにもつながりやすくなるでしょう。
不動産業務を改善させるポイント
不動産の業務を改善するにあたり、“何から始めればよいのか分からない”と苦戦している方もいることでしょう。不動産業務を改善させるためには、下記のポイントを押さえることが重要です。
・現在の業務状況の把握
・業務の可視化
・定期的な業務の見直し
現在の業務状況の把握
不動産業務を改善させるためには、現在の業務状況を把握することが重要です。
現在の業務状況を知らずに対策を練ったとしても、新たな問題が発生する可能性があります。的確に業務の問題を解決するためにも、人手不足や業務のIT化遅れなどの原因をリサーチし、改善ポイントを模索しましょう。
もし現在の業務状況が正確に把握できない場合は、社員から直接聞いてみるのがおすすめです。社員からの生の声を得ることで発見できなかった問題が見つかりやすくなるので、ぜひ試してみてください。
業務の可視化
業務の可視化とは、形のない分かりにくい業務を目で見て確認できる状態にすること。可視化により、業務の全体像や複雑な工程を把握することで問題点が発見しやすくなります。
具体的には、業務内容の共有や勤務状況の測定、売上の数値化などが業務の可視化が図りやすいのでおすすめです。
日常業務で必要のない無駄な作業を洗い出し改善して、仕事の効率化につなげましょう。
定期的な業務の見直し
不動産業界でさらなる生産性の高い業務をこなすためには、定期的に業務の改善をすることが必要です。どんなに生産性の高い業務体制にしたとしても、新たな業務の仕組みによって混乱やトラブルなどが発生する可能性があります。
定期的に業務の見直しを行い改善するべきポイントがあれば、ブラッシュアップしていきましょう。
不動産会社での業務改善におすすめの手法
ここからは、不動産会社での業務改善におすすめの手法を紹介します。具体的な手法のポイントについて紹介するので、今後の不動産会社での業務改善に役立ててみてください。
1. ITツールの導入
不動産会社での業務改善には、ITツールの導入が欠かせません。不動産専用のツールで業務を一括管理したり、RPAで補助的な業務を自動化したり、電子契約書で書類管理を最適化したりすることで、業務効率化につながりやすくなります。
ただし一気にITツールを導入してしまうと業務に混乱が生じやすくなるため、少しずつ導入をするのがおすすめです。一定期間お試しでITツールを使った業務を実施し、問題がなければ本格的に導入するようにしましょう。
2. 定期的なミーティングと研修による部署間の連携の活性化
不動産業務の改善には、部署間での連携の取りやすさも重要。部署間でのチームワークを活性化させるためには、部門間の目標や役割を明確にしたり、風土や制度について一緒に見直しを図ってみたり、研修を実施してみたりとさまざまな工夫が必要です。
これらの施策を実施することで部門間の連携がスムーズになり、生産性の向上や社員同士の交流の活発化などが図りやすくなります。万が一業務トラブルが発生した場合でも、部署間でのチーム体制が整っていればサポートしやすくなるでしょう。
3. フレームワークの活用
フレームワークとは、ビジネスにおける現状の課題と解決策を論理的かつ効率的に進めるための思考方法のことです。業務改善をするにあたって思考がまとまらなくなった場合は、フレームワークを活用することで、問題の解決策が練りやすくなります。
フレームワークのポイントは、現状の業務状況や考え、タスクの洗い出しなどを図式化することです。ビジネスで抱える課題点と解決策を図式化することで、情報がまとまりやすくなり、業務改善につながる解決策が提案しやすくなります。
さまざまな業界でもフレームワークは導入されているので、不動産業務の改善にもおすすめです。
4. 働きやすい労働環境にする
不動産業務の改善には、十分に人手が確保されていることも重要です。しかし不動産業界に対するマイナスなイメージから、人によっては応募に抵抗を感じる方もいるかもしれません。
不動産会社に対するマイナスなイメージを払拭するためには、働きやすい労働環境にすることが必要です。労働環境の見直しにより労働時間の短縮化や役割分担などが図れれば、人材採用にもつながり人手不足がカバーしやすくなります。
より多くの人手を確保するためにも、現状の労働環境で課題がないか見直しをしましょう。
5. ツールを使って顧客とのコミュニケーション円滑化
不動産会社で顧客と円滑にコミュニケーションを取りたい場合は、LINEやSMSなどのツールの使用がおすすめです。LINEやSMSなどは多くの人が普段から使用しているので、使いなじみがあるツールだと顧客も不動産に気軽に問い合わせがしやすくなるでしょう。
さらにツールによっては自動応答システムが備わっているので、顧客対応が難しい場合でもAIが問い合わせ対応をしてくれるのもポイントです。
6. 集客のアウトソーシング
不動産のさらなる売上アップを狙うためには、集客が欠かせません。しかしあまりの業務量の多さに集客に専念できないところもあるでしょう。
もし自社での集客が難しい場合は、専門の会社にアウトソーシングしてもらうのがおすすめです。会社によってはSEOやMEO、SNSなどさまざまな集客施策のサポートを行ってくれます。集客施策を完全アウトソーシング化すれば本業にも集中しやすくなるので、気になる企業がいればチェックしてみてください。
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さらにアクセス解析や改善案の提案も行ってくれるので、デジタルマーケティングに力を入れたい不動産会社にとってはぴったりのサービスでしょう。
気になった方は、ぜひ『吉和の森』を利用してみてください。
不動産の業務を改善しサービスの質を上げよう
本記事では、不動産業界で業務改善を図るポイントとおすすめの手法を解説しました。不動産業界で業務の改善を図るためには業務の現状を把握した上で可視化し、定期的に見直しをすることが重要です。
ITツールの導入や集客のアウトソーシングなどさまざまな対策を凝らせば、さらなるサービスの質の向上が目指せるでしょう。不動産会社で業務改善を図りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
